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超详细!16个外贸流程步骤详解!

外贸人 1月前 180


不管在工厂还是在外贸公司工作,外贸业务流程和工作职责可能有所出入,但最基本流程都是差不多的。


  1.客户询盘

在你发了邮件、打了电话去开发客户后,对产品有意向的客户会首先向你询盘(Inquiry),对产品的价格、规格、品质、数量、包装、装运等做个了解,有些还会索要样品,但其实大多数一开始只是问个价格,所以也叫询价。


2.报价

就是回复客户的询盘。内容一般就是确定货物名称、型号、厂家、数量、交货期、付款方式、包装规格等,会开形式发票(Proforma Invoice)给客户做正式报价。


3.得到订单

一般经过几轮讨价还价后,客户决定购买了就会收到他的正式订单。


4.下生产订单

确认订单后,就可以给工厂下生产通知单,安排生产计划了。


5.业务审批

收到订单后,要先做出个审核表。也就是填写“出口合同审核表”,把各种预计的费用项目尽量列出来,然后附上客户订单传真件及工厂的收购合同,我们签名后交给部门经理审批,再交到管理部人员审核才可以执行。如果订单金额巨大,或有定金、佣金等条款,还要给老板审批。审批完成后就做成销售订单,交给相关部门人员跟进。


6.下达生产通知

给工厂下生产订单并不是指工厂就开始生产了,我们的订单经过审核后确定了交货日期,然后还要处理好付款问题才能够下生产通知,让工厂按时生产。

付款问题一般有:

(1)如果客户用L/C信用证付款,通常交货期前1个月能收到信用证。收到后我们要进行审查,检查信用证是否存在错误、能不能保证交货期等问题,如果有问题需要及时通知客户进行修改。

(2)如果客户用T/T电汇付款,我们需要确认定金是否到账。

(3)如果是使用D/A承兑交单这种高风险方式付款,要先经由老板确认同意。


7.验货

(1)我方验货:交货前一周让公司的验货员验货即可。

(2)对方验货:如果客户要求亲自或者指定验货员验货,那么要在交货期前一周,约好验货日期并告知相关部门人员。

(3)如果客户指定由第三方验货公司或公证行等验货,要在交货期前两周就与验货公司联系,预约验货时间,确定在交货期前安排验货时间并通知工厂。


8.整理制作基本文件

内容包括工厂提供的装箱资料、出口合同、出口商业发票、装箱单等文件,然后交给单证员。


9.商检

如果是国家法定商检的产品,那么给工厂下订单时就该说明商检要求,在制作好出口合同、发票等商检需要的资料后提供给工厂,并告诉工厂产品的出口口岸,以便工厂办理商检。商检合格后获得的《出境货物换证凭单》必须在发货前一周拿到。


10.租船订舱

(1)如果跟客户签定的合同是FOB CHINA(离岸价)条款,对方一般会指定运输代理公司或者说船公司。这时我们要尽早与运输公司联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸等情况,并确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客户要求的交货期。另外,交货期两周之前要向运输公司发出书面定仓通知(ING ORDER),在开船一周前拿到定仓纸。

(2)如果是由我们支付运费,也要应尽选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并随时与客户沟通,如果客户不同意我们选择的公司就要及早重新选择。

(3)如果货物不够一个小柜,需走散货时,就向货代公司定散货仓位。

(4)向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。  拿到定仓纸后,还要了解截关时间,入仓报关要求等内容。


11.安排拖柜

(1)产品完成生产并验货通过后,就要委托拖车公司提柜,装柜,以及工厂在装柜后上封条。进行委托时需要以下资料:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到,并要回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 。

(2)装车资料需要传真一份给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机的联系方式。

(3)货柜离开工厂后必须催促工厂尽快将装货通知传真一份给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记录装箱号码和封条号码作为提单的资料。

  

12.委托报关

报关资料提交给报关行这个步骤应该与上述拖柜同步进行,准备好委托出口报关及做商检通关换单。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,公司的联系人和电话等。要给报关留出两天时间,且在船截关前完成。

 

13.获得运输文件

(1)最迟在开船后两天内,要将提单补料(我们给船公司提供的这批货物的详细资料,用于制作提单)内容传真给船运公司或货代。补料要按照L/C信用证或客户的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。

(2)督促船运公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客户确认的,要先传真提单样板给客户,得到确认后再要求船公司出正本。

(3)及时支付并登记运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。

 

14.准备其他文件 

(1)商业发票:L/C信用证要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要注意无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头(即标签)。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。 

(2)FORMA原产地证书:FORMA 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。经香港转运的货物,FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。 需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前,在发票日期之后,未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。

(3)一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求较低。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。

(4)装运通知:在开船后几天之内,要通知客户发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意要在客户要求的时间内办理。 

(5)装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况,即要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客户查找。

  

15.交单

(1)采用L/C收汇的,要在规定的交单时间内,备齐全部单证,严格审单,确保没有错误,才交到银行议付。

(2)采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客户付款,确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客户。如果是要求收全款才能做柜的T/T收汇,要等收款后再安排拖柜,拿到提单后可立即寄正本提单给客户。  

16.登记存档

(1)每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑及书面登记,便于以后查询统计。

(2)所有的文件、L/C和议付文件必须存档以备查用。


大致图示:


外贸,流程,步骤
最新回复 (1)
kd2018 6天前
引用 1


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